Klantgesprekken uit WhatsApp Business archiveren

Met een bruikbaar klantarchief vind je een oude offerte of bestelling zonder elke chat te doorzoeken. Bewaar je WhatsApp Business-gesprekken in Memora Keep en orden leeskopieën per klant en periode.

Wat je nodig hebt

• Memora Keep voor Windows of macOS. De app is gratis.
• Een leesbaar Business-archief, zo nodig gemaakt met de Android-Business-back-upfunctie.
• Een map voor klantexports en voldoende ruimte voor de bijlagen.

Download Memora Keep

1. Bepaal wat je later wilt terugvinden

Kies gesprekken en datums die bij je administratie passen: een project, bestelling of klantrelatie. Neem voldoende omliggende berichten mee om de uitwisseling begrijpelijk te houden.

Noteer per export de klant, het zakelijke nummer en de periode. Dat helpt als een klant zijn weergavenaam verandert of je bedrijf meerdere nummers gebruikt.

2. Controleer de opgeslagen gesprekken

Open Archives → WhatsApp, controleer het account en bekijk enkele klantchats.

Controleer belangrijke datums en bijlagen voordat je leeskopieën maakt. Ontbreekt iets, vergelijk het archief dan met de telefoon en bekijk de back-upwaarschuwingen.

3. Orden exports per klant en periode

Kies PDF voor een document of HTML + Media om met bijlagen in de browser te lezen. Stel de periode in het exportvenster in.

Gebruik een vaste mappenstructuur, bijvoorbeeld:

Customers/
  Customer-A/
    2026-Q2/
      Exported-2026-07-01/

Houd elk exportpakket bij elkaar. HTML-bestanden hebben de bijbehorende mediamap nodig; PDF’s kunnen ook losse audio, video’s en documenten hebben.

Met een klein register van klant, periode, exportdatum en maplocatie vind je bestanden makkelijker terug. Dit zijn mappen die je zelf beheert, geen labels die met WhatsApp Business worden gesynchroniseerd.

4. Controleer het archief regelmatig

Open enkele opgeslagen documenten en bijlagen vanuit hun mappen. Bewaar een tweede kopie op een locatie die bij je bedrijf past en bekijk wie toegang tot klantbestanden heeft.

Maak vóór het delen een kopie voor die klant en periode en controleer die. Volg de Business-PDF-gids voor de exportstappen.